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医疗器械生产监督检查指南

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发表时间:2022-08-26 00:11作者:鲁械咨询网址:http://www.sdmdcw.com

医疗器械生产监督检查指南

一、适用范围

本指南所指监督检查是指医疗器械生产监管人员对医疗器械注册人、备案人、受托生产企业按照国家有关规定进行行政监督管理所涉及的监督检查工作。

二、检查原则

依法、廉洁、公正、客观、严谨、详实

三、检查依据

本指南依据国家有关法律、法规、规章及规范性文件编写。当以下相关编写依据发生变化时,要以执行的最新版为准。

1.《医疗器械监督管理条例》(中华人民共和国国务院令第739号)

2.《医疗器械注册与备案管理办法》(国家市场监督管理总局令第47号)

3.《体外诊断试剂注册与备案管理办法》(国家市场监督管理总局令第48号)

4.《医疗器械生产监督管理办法》(国家市场监督管理总局令第53号)

5.《医疗器械不良事件监测和再评价管理办法》(国家市场监督管理总局令第1号)

6.《国家药监局综合司关于印发医疗器械注册人备案人开展不良事件监测工作检查要点的通知》(药监综械管﹝2021﹞43号)

7.《国家药监局综合司关于加强医疗器械跨区域委托生产协同监管工作的意见》(药监综械管﹝2022﹞21号)

8.医疗器械生产质量管理规范及配套文件

9.国家发布的其他指南类文件

四、检查职责和人员要求

1.监督检查实行检查组长负责制。检查组长对具体检查工作负总责,检查员对所承担的检查项目和检查内容负责。检查组应至少由2名检查人员组成。

2.检查人员应符合以下要求:

(1)检查人员应遵纪守法、廉洁正派、坚持原则、实事求是,熟悉掌握国家有关医疗器械监督管理的法律、法规、规章及规范性文件等有关要求;

(2)经过医疗器械生产质量管理规范的培训,应当具备医疗器械专业知识和检查技能;

(3)了解所检查产品的有关技术知识,熟悉相关产品标准;

(4)具有较强的沟通能力和理解能力,在检查中能够正确表述检查要求,能够正确理解对方所表达的意见;

(5)具有较强的分析能力和判断能力,对检查中出现的问题能够客观分析,并做出正确判断;

(6)能够支持和配合检查组完成现场检查工作;

(7)检查人员应对检查过程中所涉及的被检查企业技术资料和商业秘密保密。

3.检查组长作为现场检查工作第一责任人,除应具备检查员的基本条件外,还应符合以下要求:

(1)具有较强的组织协调能力,能够合理安排检查分工,控制检查节奏,按照计划组织完成检查任务;

(2)熟悉YY/T0316、GB9706、GB/T16886、YY/T0033等相关专用标准。

五、检查前准备

根据国家相关工作文件要求,结合企业实际情况,做好如下工作:

1.根据既往检查和企业报送资料的情况,结合医疗器械生产企业分类分级监督管理情况和要求,了解企业近期生产经营状况,主要包括:

(1)企业相应证照取得或变化情况(如营业执照、医疗器械注册证、医疗器械生产许可证、第一类医疗器械备案凭证、第一类医疗器械生产备案凭证);

(2)企业质量管理人员变动情况;

(3)企业生产工艺、生产检验设备、主要原材料变化情况;

(4)产品生产、销售情况;

(5)既往检查发现问题的整改情况;

(6)产品抽验情况;

(7)企业产品及市场上同类产品不良事件发生情况;

(8)其他需要了解的情况等。

2.根据影响产品质量因素(人员、设备、物料、制度、环境)的变化情况及既往检查情况,确定本次检查产品范围(可以是某类产品或某类中的部分产品)、检查方式(监督检查、重点检查、跟踪检查、有因检查、专项检查、延伸检查等)和检查人员(必要时可以邀请相关领域的专家)。

3.结合《医疗器械生产质量管理规范》的要求,确定本次检查重点内容(如证照情况、原材料控制、洁净车间管理、出厂检验控制、销售、售后服务等部分或全部项目)。查阅、熟悉拟检查产品相关资料,如产品技术要求、强制性标准、指南类文件等,分析企业产品及生产过程的关键风险点。

4.确定检查时间、检查分工、日程安排。当检查项目互有交叉重叠时,一般由检查内容关系最直接的检查人员负责检查。

5.检查组长编制检查方案(应包括检查目的、检查依据、检查方式、检查范围、检查时间、日程安排、检查内容、检查分工等)。必要时现场检查方案应经检查派出机构审核。

6.联系被检查企业,通知检查相关事宜(飞行检查方式不适用)。

7.准备现场检查文书,必要时准备照相机、摄像机等现场记录设备,以便收集证据材料。

8.涉及委托生产的,医疗器械注册人、备案人所属辖区药品监督管理部门应当提前与受托生产企业所属辖区药品监督管理部门沟通,可以联合或者委托受托生产企业所属辖区药品监督管理部门进行检查。

六、检查的实施

1.进入企业现场后,向企业出示执法证件或者表明身份的文书、证件,告知企业本次检查的检查目的、检查依据、检查流程及检查纪律。

2.与企业相关人员进行交流,了解近期生产、经营状况及质量体系运行、人员变化情况。

3.在企业相关人员陪同下,分别对企业保存的文字资料、生产现场进行检查。

4.检查工作应主要围绕检查方案中设定的检查内容开展,可以根据检查实际,适时调整检查方案。对于经检查派出机构审核检查方案的检查,如需调整检查方案,应经原派出机构批准方可调整。对于检查的内容,尤其是发现的问题应及时与企业相关人员进行确认并做好记录。必要时,可开展产品抽样或进行证据留存或固定。

5.检查组长可选择适当时机召集检查员汇总检查情况,核对检查中发现的问题,讨论确定检查意见。遇到特殊情况时,应及时向检查派出机构主管领导汇报。必要时,可以对为医疗器械生产活动提供产品或者服务的其他单位和个人开展延伸检查。

6.与企业负责人沟通,通报检查情况,核实并确认检查发现的问题,告知整改意见。

7.按照相关要求制作现场检查文书,检查记录应全面、真实、客观地反映现场检查情况,并具有可追溯性;对于在现场检查中发现的问题,应详细记录在现场检查文书中,并在改正内容及要求中明确整改要求及整改时限。检查结果和意见应明确,并要求企业相关人员在检查记录上签字确认,并将检查结果书面告知企业。

8.企业人员拒绝签字或由于企业自身原因而无法实施检查的,应由2名以上(包括2名)检查人员注明情况并签字确认,现场有见证人的情形需要由见证人签字。

9.对于需要进行整改的,通常情况下应在与企业沟通的基础上,协商确定整改要求和时限,并在规定的时限内督促企业完成整改,提交整改资料。跟踪检查可以对企业提交的整改报告进行书面审查,也可以对企业的问题整改、责任落实、纠正预防措施等进行现场复查。

10.将日常监督现场检查材料、企业整改材料及跟踪检查材料,及时录入企业监督检查系统,并归入信用档案进行管理。

七、检查内容和检查方法

1.有效证照、法规及标准

——检查内容

(1)企业营业执照;

(2)医疗器械生产许可证(正、副本)或第一类医疗器械生产备案凭证;

(3)医疗器械注册证或第一类医疗器械备案凭证;

(4)产品技术要求;

(5)有关法律、法规、规章以及国家和北京市发布的规范性文件;

(6)强制性、推荐性的国家标准或行业标准等。

——检查方法

(1)查看证照是否过期;

(2)查看证照间相关项目的内容是否一致(如名称、地址等);

(3)查看注册证、产品备案凭证是否超出生产许可证或生产备案凭证审批的范围;

(4)查是否收集各级药监部门发布的与生产产品相关的法规文件;

(5)查是否收集与产品相关的有效技术标准(如国家标准、行业标准等)。

2.机构与人员

——检查内容

(1)企业质量控制的组织架构;

(2)各部门质量职责;

(3)企业负责人履职情况;

(4)管理者代表履职情况;

(5)各部门负责人对本部门、岗位质量控制要求的掌握情况;

(6)检验员配置情况;

(7)企业人员名册;

(8)岗位培训和健康管理情况。

——检查方法

(1)查阅企业组织机构图、任命文件;

(2)查看质量手册中岗位职责的要求;

(3)询问企业负责人、管理者代表企业的质量方针和质量目标;

(4)询问质量管理负责人产品知识及体系知识;

(5)询问技术负责人产品知识、设计开发、技术改造及采购要求;

(6)询问生产负责人产品知识、工艺控制、生产设备及场地要求;

(7)询问检验负责人产品知识、检验设备及检验规程要求;

(8)查看检验员名单、配置人数、任命文件、培训证明、体检证明,询问工作经验,观察实际操作等。

(9)必要时,应核实相关人员的劳动合同及社保缴纳信息。

3.厂房与设施

——检查内容

(1)厂区环境(如地面、道路平整情况及减少露土、扬尘的措施和厂区的绿化,以及垃圾、闲置物品等的存放情况等);

(2)厂房外环境(如产品有特殊要求的,应当确保厂房的外部环境不能对产品质量产生影响等);

(3)电气产品车间(如电气防护、电磁屏蔽等);

(4)洁净车间(如即时状况、使用频度、定期监测等);

(5)清洁车间(如即时状况、使用频度、定期监测等);

(6)普通车间(如面积、照明、通风情况等);

(7)库房(如原料库、中转库、成品库等)。

——检查方法

(1)询问企业相关人员,实地查看(如场地规模、温度监控、通风条件、货架标识、照明设施、物料堆放等);

(2)查阅相关程序文件、管理规定、记录(如车间、库房管理制度、环境监测记录、出入库记录、定期盘点记录等)。

4.设备

——检查内容

(1)生产设备、工艺装备;

(2)检验仪器和设备;

(3)洁净室空气净化系统;

(4)工艺用水、工艺用气设备。

——检查方法

(1)查阅设备清单,核查现场设备是否与设备清单相关内容一致;

(2)现场查看生产设备标识;

(3)查阅相关程序文件、管理规定、记录(如设备操作规程、设备验证记录、计量器具校准记录、工艺用水的储罐和输送管道定期清洗消毒记录等)。

5.文件管理

——检查内容

(1)质量手册;

(2)程序文件;

(3)技术文件;

(4)记录文件。

——检查方法

(1)查看质量手册(应当包括企业质量目标、组织机构及职责、质量体系适用的范围和要求);

(2)查看程序文件(应当包括医疗器械生产质量管理规范要求的各项程序文件);

(3)查看技术文件(应当包括产品技术要求及相关标准、生产工艺规程、作业指导书、检验和试验操作规程、安装和服务操作规程等相关文件);

(4)工作现场抽查现场使用的文件和记录。

6.设计开发

——检查内容

设计开发变更:

(1)选用的材料、零件发生变化;

(2)产品结构组成发生变化或增加产品规格型号;

(3)产品性能指标或功能发生变化等。

——检查方法

(1)查阅设计开发程序文件;

(2)查看设计开发变更计划书、申请书等;

(3)查看设计开发输入等;

(4)查看设计开发输出资料,包括但不限于图纸、工艺流程、工艺规范、设备、人员要求等;

(5)查看评审报告、评审结论等;

(6)查看验证方案、验证报告等;

(7)查看确认报告等;

(8)查看针对设计开发变化的风险管理计划及报告等;

(9)查看更改文件、更改收发记录,现场检查技术文件版本管理等;

(10)查因设计更改而引起的证照变更情况。

7.采购控制

——检查内容

(1)采购清单;

(2)合格供方;

(3)采购合同(包括与为医疗器械生产活动提供产品或服务的其他单位和个人);

(4)采购记录;

(5)进货检验。

——检查方法

(1)查阅采购程序文件;

(2)查看重要原料、一般原料、辅助材料清单等;

(3)查看供方目录(如首选供方、备选供方)、供方评价(如评价准则、评价记录、评价结果)等,可参考《医疗器械生产企业供应商审核指南》;

(4)查看采购合同(含采购时间、采购数量、质量要求等)、外协合同、质量协议等;

(5)查看采购记录(含采购时间、采购数量、经办人员、原材料入库记录等,必要时查看采购发票);

(6)查看验收标准、请检单;

(7)查看进货检验记录、检验报告或验证记录等。

8.生产管理

——检查内容

(1)产品工艺;

(2)操作规程;

(3)关键工序;

(4)特殊过程;

(5)产品标识;

(6)产品防护;

(7)生产记录。

——检查方法

(1)查阅过程控制相关程序文件;

(2)查看产品工艺流程图、质量控制点、图纸(如整机图、部件图、零件图、装配图)等;

(3)查看操作规程(如作业指导书、工艺卡等);

(4)查看关键工序和特殊过程重要参数的验证或确认方案、记录和报告,是否依据确认的结果制定关键工序和特殊过程工艺规范和作业指导书,并按文件要求,保存活动记录;

(5)查看设备清单、设备档案、维护记录、现场标识等;

(6)查看产品标识规定,现场观察过程中的标识、码放区域、传递箱标识、检验状态标识等;

(7)查包装材料选择、包装方法确定、装配工具配备等;

(8)查看各项生产记录(如生产计划、随工单等)。

9.质量控制

——检查内容

(1)出厂检验;

(2)过程检验;

(3)检测设备;

(4)检验记录;

(5)产品放行。

——检查方法

(1)查阅检验相关程序文件;

(2)查看出厂检验规程(含检验项目、抽样数量、检验方法等);

(3)查看过程检验规程(含检验项目、检验频次、抽样数量、检验方法等);

(4)查看设备清单、设备档案、维护记录、检定记录,现场观察设备标识;

(5)查看检验记录(含原始记录、过程记录、检验报告、出入库记录等);

(6)查看放行程序文件以及生产放行记录、上市放行记录,可参考《医疗器械生产企业质量控制与成品放行指南》。

10.销售和售后服务

——检查内容

(1)销售情况;

(2)安装调试;

(3)售后服务;

(4)产品追溯;

(5)产品唯一标识。

——检查方法

(1)查阅销售及售后服务程序文件;

(2)查看代理商名单、直销客户名单、销售记录等;

(3)查看安装规范、调试记录等;

(4)查看顾客反馈信息的跟踪分析等;

(5)查看产品追溯的规定及实现追溯的情况;

(6)查看产品唯一标识的规定以及开展赋码、数据上传和维护更新的情况。

11.不合格品控制

——检查内容

(1)不合格品登记;

(2)不合格品原因分析;

(3)不合格品处置。

——检查方法

(1)查阅不合格品控制程序文件;

(2)查看检验结果、不合格品记录等;

(3)查看不合格汇总、研究记录等;

(4)查看返工、报废、销毁、召回等处置记录;

(5)现场查看不合格品的标识和隔离情况。

12.不良事件监测、分析和改进

——检查内容

(1)顾客投诉;

(2)预防措施;

(3)不良事件监测和再评价;

(4)体系内审;

(5)管理评审。

——检查方法

(1)查阅分析改进相关程序文件;

(2)查看随访记录、投诉记录、处置记录等;

(3)查看问题数据汇总、分析记录、预防方案等;

(4)查看不良事件管理制度及实施记录、企业在国家医疗器械不良事件监测信息系统中相关信息的填报及不良事件报告评价情况等,可参考《医疗器械注册人备案人开展不良事件监测工作检查要点》;

(5)查看体系内审规定(含内审周期、内审计划等)、内审记录等;

(6)查看管理评审规定(含评审时间、评审计划、文件更替等)、评审记录等。

13.说明书和标签

——检查内容

(1)产品说明书;

(2)产品标签(如铭牌标志等)。

——检查方法

(1)查阅说明书、标签相关程序文件;

(2)查说明书、标签的内容是否与经注册或者备案的相关内容一致;

(3)查看说明书、标签是否按照《医疗器械监督管理条例》第三十九条及《医疗器械说明书和标签管理规定》等有关要求进行标识。

14.委托生产情形

对涉及委托生产的医疗器械注册人、备案人、受托生产企业开展检查时,应按照《医疗器械生产监督管理办法》第五十二条、五十三条及《医疗器械生产质量管理规范》等有关文件要求,同时重点关注以下检查内容:

(1)注册人、备案人是否对受托方的质量保证能力和风险管理能力进行评估,按照国家药品监督管理局制定的《医疗器械委托生产质量协议编制指南》要求,与受托生产企业签订质量协议以及委托协议,明确双方权利、义务和责任;注册人、备案人和受托生产企业是否依照委托协议有效履行双方责任和义务;

(2)医疗器械注册人、备案人委托生产的医疗器械注册证(备案凭证)中生产地址栏是否登载受托生产地址并注明“(委托生产)”,备注栏是否备注受托生产企业名称;

(3)注册人、备案人的医疗器械质量管理体系是否覆盖受托方;

(4)委托生产医疗器械的说明书、标签是否标明受托方的企业名称、住所、生产地址、生产许可证编号或者生产备案凭证编号;

(5)注册人、备案人持有的《医疗器械委托生产备案凭证》中,委托生产的产品注册证号是否发生变化,委托期限是否在有效期内。受托生产企业的生产范围是否包含注册人、备案人委托生产产品品种;

(6)受托生产企业是否存在将受托生产医疗器械再次委托的情况;

(7)其他应当重点检查的内容。

八、检查手段

1.语言交流

(1)检查人员应积极与领导层沟通,通过了解企业发展历史、质量体系近期运行状况和产品市场情况,分析判断企业运行中是否存在问题、存在哪方面问题、当前急需解决哪些问题等。

(2)与企业中层和重要岗位人员的沟通,可采取面对面交流的方式。通过谈话来判断人员能否承担该岗位赋予的相应职责。对于不了解、不熟悉、不能行使职权的或由他人代答的,应视企业整体情况提出人员调整要求。

(3)对于现场检查中发现的问题,应耐心、认真地与企业沟通交流,协商整改要求和时限。一般情况下,在与企业取得一致意见后,应根据确定的检查意见客观、详细的进行如实记录。

2.资料审查

(1)检查文件中涵盖的质量体系过程,判断质量体系的全过程是否都已被识别。

(2)检查对识别出的过程是否都已形成控制文件,判断文件内容是否覆盖了过程的全部。

(3)检查文件规定的内容,判断是否与现场观察的实际情况相一致。

(4)检查文件间的关联性,判断文件要求是否能够满足企业和产品的特点,是否恰当。

(5)检查各项记录间的可追溯性,判断能否根据各项记录的相互关系完成产品生产过程的追溯。

3.现场检查(根据工艺的不同,可包括前处理、粗加工、组装、安装、老化、包装现场;原材料、半成品、成品检验现场;原料库、中转库、成品库等)。

(1)根据生产流程查看生产现场布局是否合理,有无反复交叉、往复的情况。生产场地的整体规划与生产情况(生产量和销售量)是否匹配。

(2)正常生产车间是否整洁、条理,设备、场地实际状况与记录或文件是否一致。注意现场中有无刻意遮挡、破乱不堪的角落。生产废料、办公垃圾堆积的地方是否会对产品质量造成影响。

(3)观察生产人员、检验人员操作是否熟练,生产能力与实际生产、销售情况是否匹配。可以适时的询问员工操作要求,判断是否与文件规定一致,是否与现场操作一致。

4.远程检查

(1)远程检查适用于有时限要求,但因疫情防控等不可抗力等原因不宜开展线下监管的检查工作,不适用于有因(飞行)检查工作开展,不能降低检查标准。远程检查前应与企业充分交流,收取必要的电子资料,提前开展视频设备测试。远程检查可以由去过现场并对现场比较熟悉的检查员开展。

   (2)检查组通过视频连线的方式查看企业现场,检查过程中,必要时可让企业安排相关人员在现场,协助解决可能出现的问题。远程检查过程中需要查看的文件材料可以通过屏幕共享、拍照或者扫描成电子文档等方式查看,被检查企业应当保证提供的文件资料的真实性和完整性。检查组和被检查企业应做到实时沟通。远程检查结果需经检查单位和被检查企业确认。

5.联合检查和委托检查

(1)对于注册人、备案人和受托生产企业均在本市,但不在同一辖区的,必要时有关注册人、备案人辖区监管部门要牵头联系受托生产企业辖区监管部门对受托生产企业开展联合或委托检查,进一步强化本市医疗器械生产协同监管。

(2)对于本市涉及跨省委托生产的医疗器械注册人、备案人,各区市场监管部门和市药监局各分局要通过有关注册人、备案人与外埠受托生产企业对应监管部门建立联系,当有必要对外埠受托生产企业开展检查时,要与外埠受托生产企业对应的监管部门进行沟通,参照《国家药监局综合司关于加强医疗器械跨区域委托生产协同监管工作的意见》(药监综械管〔2022〕21号)的要求,可以联合受托生产企业所在地监管部门对受托生产企业开展跨省检查,因客观因素限制难以开展跨省检查的,相关区市场监管部门或市药监局相关分局须协商受托生产企业所在地监管部门后,制定检查方案,开展委托检查。

(3)开展联合检查的,检查组组长原则上由注册人、备案人所在地监管部门检查人员担任,检查报告同时报送注册人、备案人所在地监管部门和受托生产企业所在地监管部门;开展委托检查的,受托生产企业所在监管部门应当按照双方商定的方案开展检查,并于检查结束后10个工作日内向注册人、备案人所在地监管部门反馈检查结果。

(4)对在监督检查发现问题需要通报外埠注册人(备案人)或受托生产企业所在地监管部门的,相关区市场监管部门或市药监局相关分局要提前报告市药监局。

九、记录样本的选取

1.在较短时间内,通过现场检查对企业质量体系运行状况作出整体评价是有一定难度的。所以在检查质量记录时,应充分考虑企业生产周期、近期运行状况和本次检查目的、已查内容。一般情况下,应选取相似条件下的两份以上同种质量记录。

2.现场监督检查是抽样式检查,为如实反映当时的客观情况,文字记录应尽量选择与检查时间距离较近的进行抽样。一般可选取现场检查前一季度内的记录,或选取现场检查前最近一个生产周期的记录。选取记录时,应选取记录发生时适用版本的管理文件,以核实其一致性的内容。

3.确定检查产品范围时,应覆盖企业所有已取得医疗器械注册证书的产品;在检查时间有限的情况下,一般应选取企业生产量较大或者产品安全性要求较高的一个或多个产品进行检查。

4.当同次检查中涉及一个产品的多个过程记录时,还应充分考虑记录的可追溯性和真实性,围绕同一产品序列号(或批号)展开检查。根据文字记录的索引关系,判断产品质量全过程的追溯能否实现。

5.检查文字记录的内容与质量控制要求的一致性,记录中的数据应与根据记录判定的结论一致。记录内容应能详细、如实反映质量控制过程的原始状态,必要时可要求实际操作。

6.检查文字记录时,如发现两份相似条件下的同种记录存在数据差别较大的情况,应补充选择相似条件下的同种记录进行确认,同时询问出现差别的原因。对于已能清晰反映检查结果的,一般不扩大记录样本的选取数量。

十、对问题的处理

1.如企业出现的问题性质轻微,能立即纠正的,检查人员可根据现场情况,对企业提出整改要求,并在现场监督企业立即纠正;如企业产品对人体造成伤害或者有证据证明可能危害人体健康的,应采取要求企业暂停生产的紧急控制措施,并发布安全警示信息;监督检查中发现生产活动严重违反医疗器械生产质量管理规范,不能保证产品安全、有效,应采取要求企业暂停生产的紧急控制措施,检查人员应要求企业立即开始整改;其他需要企业限期整改或需要经复查合格后方可继续开展生产等情况,检查人员应根据现场情况,制作现场检查文书,书面明确整改要求及整改期限;如现场发现涉嫌违法行为,应按照规定及时立案调查或移交相关部门。

2.检查中发现的问题涉及企业既往生产的产品,检查员应充分考虑该问题对既往产品的影响,并视情况采取监督抽验、对企业产品实施先行登记保存等措施;如果出现的问题较为复杂,或企业出现的违法违规情况涉及或可能涉及到企业在审项目,检查单位应及时将相关情况通报相关审查单位。

3.检查结束后,对于检查中发现的问题,检查单位视现场情况、企业整改情况以及对企业既往的监管情况,在后续监督检查中可综合采取以下措施:

(1)对企业整改情况进行现场复查或书面审查;

(2)要求企业加强产品自检、要求企业将产品送经认可的第三方检测机构检测;

(3)列为重点监管企业、加强日常监督检查、增加监督检查(飞行检查)频次、列入重点抽验计划;

(4)根据医疗器械生产分级监管情况,对有不良信用记录的企业依法加强失信惩戒;

(5)要求企业定期自查并向药品监督管理部门汇报质量管理情况;

(6)对法定代表人(企业负责人)采取告诫、责任约谈等措施;

(7)视情形通过官方媒体发布安全警示信息,并在一定范围内通报;

(8)建议企业主动召回或责令召回。


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